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Automatisierung ist längst nicht mehr Zukunftstrend. Sie hat das Potenzial, uns unseren Alltag um einiges einfacher zu machen. Doch du fragst dich vielleicht, was ist überhaupt Automatisierung?

Was ist Automatisierung?

Automatisierung gehört nicht mehr in die Schublade für IT Nerds. Künstliche Intelligenz ist spätestens mit Alexa in unsere Wohnzimmer eingezogen. Firmen konstruieren Roboter, die nicht nur in Fabriken Arbeiten erledigen, sondern bald in unserem Alltag zu sehen sind. Zum Teil sind sie das heute schon, wie im Restaurant Spyce in Boston, wo das Essen voll automatisiert von Robotern zubereitet wird.

Durch die Automatisierung werden Prozesse, wiederkehrende, manuelle Tätigkeiten automatisch über ein Programm oder System ausgeführt. Ohne, dass man selbst etwas tun muss.

Sie hilft uns also Zeit zu sparen und kann uns unseren Alltag einfacher machen. Aber ist sie dann nicht auch eine Gefahr für unsere Arbeit?

Ein Segen für den Fachkräftemangel? Oder ein Fluch für den Arbeitsmarkt?

Beides! Es ist nicht zu erwarten, dass in unseren Kitas Erzieher-Bots bald die Betreuung übernehmen. Aber zum Beispiel in der Gastro, einer der vielen Sparten, wo es immer schwerer fällt, Personal zu finden, kann ein Roboter tatsächlich heute schon eingesetzt werden.

Wir können uns darauf einstellen, dass in der Zukunft immer mehr simple Tätigkeiten wegfallen. Viele kleine manuelle Arbeiten werden durch Programme automatisiert. Wirtschaftsstudien besagen, dass ca. 60 Prozent der Berufe tiefgreifend durch künstliche Assistenten verändert werden. (Quelle: Frank Thelen, 10xDNA).

Es gibt bereits jetzt menschenleere Fabriken, die sog. Dark Factorys. Komplett automatisierte Fabrikhallen, in denen kein Mensch mehr arbeitet und wo deshalb das Licht aus bleiben kann. Robotern ist es nämlich ziemlich egal, ob Licht brennt oder nicht. Daher auch der Name. JD.com hat bereits im Jahr 2018 das erste Versandzentrum eröffnet, in dem kein einziger Mensch arbeitet.

Wie sich Berufsbilder verändern

Es ist nicht die erste industrielle Revolution, der wir begegnen. Gerade im Bereich der Assistenz oder Sekretärin, ein typischer „Frauenberuf“ nach wie vor, hat sich das Bild in den letzten 50 Jahren drastisch verändert. In dem Unternehmen (IT), in dem ich als Angestellte arbeite, sind viele Manager größtenteils selbstorganisiert. Eine Assistentin, die den Kaffee bringt, braucht zum Glück niemand mehr. Was wir dagegen gefragt ist, ist eine Assistentin, die

• den Überblick behält,
• sämtliche Stränge in der Hand hat,
• weiß von wem sie wann welche Information bekommen kann, die
• vorrausschauend plant
• alle möglichen Ereignisse auf dem Schirm hat
• und dafür im Terminmanagement genug Zeit einplant.

Das Beispiel zeigt, eine Tätigkeit wurde in der Tiefe angereichert. Es wird nicht mehr abgetippt. Gefragte Zukunftsskills sind Eigenverantwortung, Kreativität, analytische Fähigkeiten, Teamfähigkeit und Empathie. Diese Fähigkeiten können nicht so leicht von Robotern oder Programmen ersetzt werden.

Um am besten gewappnet zu sein für diese Zukunftswelt, die gar nicht mehr so weit in der Zukunft liegt, heißt es lernen lernen lernen! Ein Investment in Bildung zahlt sich meiner Meinung nach aus, da einfache Tätigkeiten wegfallen werden, brauchen wir das Wissen, wie wir mit komplexen Problemen umgehen können.

Wie Automatisierung heute schon unseren Alltag deutlich einfacher machen kann, erfährst du in den folgenden Beispielen.

Automatisierung im (Business) Alltag – 11 Beispiele

1. Automatische Termin Buchung mit Calendly

Viele Ärzte nutzen sie schon, die Online Terminvergabe. So hängen Patienten nicht ewig in der Warteschleife, die Arzthelferin hat Zeit für wichtigere Dinge, als Termine zu vereinbaren und alle sind zufrieden. Ich bin ein echter Fan der Online Terminbuchung, so kann ich selber erstmal schauen, welche Optionen es gibt und mir dann einen Termin aussuchen.

Wenn du selbständig bist und z. B. Coachings anbietest, kannst du das Prinzip auch nutzen. Du kannst z. B. die Terminbuchung auf deiner Website über Calendly integrieren. In Calendly gibst du an, welche Verfügbarkeiten oder Präferenzen du hast. Über einen HTML Code, den Calendly dir bereitstellt, kannst du die Terminbuchung dann auf deiner WordPress Seite integrieren. Die Integration gibt es auch für Homepage Baukästen, z. B. Wix. Das Tool kannst du erstmal kostenlos testen, für Einzelpersonen gibt es im Anschluss Abo Modelle, die aktuell zwischen 8 und 16 $ kosten.

2. Automatisierte Kommunikation von Tools

(Update vom 19.12. Automate.io wurde inzwischen eingestellt, dieselben hier beschriebenen Funktionialitäten bietet auch Zapier, die Bedienung funktioniert sehr ähnlich.)

Meine gesamte Planung steckt in Notion, dort liegt mein Content Kalender, mein Kanban Board für das Family life und ein extra Board fürs Business. Ein Dashboard zeigt mir den Fokus des Monats und die Ziele.

Ich trage Termine oft unterwegs auf dem Handy in meinen Google Kalender ein. Manchmal ist ein Termin nicht nur ein Termin, sondern es steckt zusätzlich noch eine Aufgabe dahinter. Das habe ich leider oft vergessen und war dann für den Termin nicht vorbereitet oder habe vergessen etwas dafür zu besorgen.

Ein einfaches Beispiel, das Fest in der Schule, der Termin ist geblockt, aber ich sollte ja noch Muffins mitbringen. Das muss ist ein To Do und muss ins Kanban Board.

Damit mir sowas nicht wieder passiert, habe ich über Automate.io (dasselbe geht auch über Zapier) eine Automation eingerichtet, die automatisch die im Kalender eingetragenen Termine in eine Liste in Notion überträgt, so dass ich nochmal prüfen kann, ob ein zusätzlicher Task im Board angelegt werden muss. Die zwei Tools Google Kalender und Notion kommunizieren also automatisch miteinander.

Bei Automate.io erstellst du einen sogenannten Bot und wählst erstmal aus, was das Trigger Ereignis ist. In meinem Fall ein Eintrag in den Google Kalender. Dann wählst du Notion als Ziel aus, gibst an, welche Daten geliefert werden sollen und wo sie in Notion landen sollen. Anschließend muss der Bot noch gespeichert und eingeschalten werden.

Diese Bots oder Zaps, wie sie bei Zapier heißen, kannst du in viele Fällen nutzen.

Beispiele für weitere Anwendungen:

• Du kannst einen Verkauf über Digistore24 (Online Bezahldienst) automatisch in eine Google Tabelle eintragen lassen.
• Für ein neues Microsoft 365 Event kannst du automatisch eine Karte im Trello Board erstellen.
• Du kannst automatisch einen Facebook Post twittern.
• Für bestimmte Ereignisse kannst du automatisch eine Nachricht in Slack auslösen.

Überlege dir, welche manuellen, wiederkehrenden Tätigkeiten hast du, die Schnittstellen zwischen Systemen betreffen? Für vieles gibt es bereits vorgefertigte Automationen, du benötigst dafür keine Programmierkenntnisse.

3. Automatisierung durch SOP’s

Liste alle deine wiederkehrenden Tätigkeiten auf. Wenn du alles erfasst hast, kannst du diese Schritt für Schritt beschreiben und auf Optimierungsmöglichkeiten analysieren. Damit hast du sogenannte Standard Operation Procedures, kurz SOPs erstellt.

Durch SOP’s kannst du einerseits ganz einfach Aufgaben auslagern, weil du dein ganzes Business bereits dokumentiert hast. Zum anderen erkennst du schnell, wo du etwas vereinfachen kannst. Benötigst du z. B. von Mitarbeitern oder Kunden immer wieder genau dieselben Daten, kannst du ein Template erstellen, das du zuschicken oder verlinken kannst und sparst dir dieselben Fragen ständig wieder zu stellen.

4. Automatisierungsmöglichkeiten in Outlook

Die Templates, die du erstellt hast, kannst du auch in Outlook für E-Mails verwenden, die du standardmäßig immer wieder verschickst.

Möglich ist auch, dass du mit Kürzeln arbeitest, die du vorab in der Autokorrektur festgelegt hast, z. B. MFG = Mit freundlichen Grüßen. Du musst dann nur noch das Kürzel tippen und nicht mehr die komplette Formulierung.

Mails kannst du automatisch in verschiedene Ordner einsortieren lassen, z. B. anhand des Betreffs oder des Absenders. So kannst du Rechnungen en bloc abarbeiten und musst nicht erst dein gesamtes Postfach durchsuchen. Genauso kannst du bestimmte Mails automatisch weiterleiten lassen.

5. Das Sales Wheel

Im Online Business kannst du deinen kompletten Verkaufsprozess automatisieren, ohne dass du auch nur einen Klick machen musst. Über ein Sales Wheel kaufen deine Kunden, bezahlen und erhalten den Zugang zum Produkt komplett automatisch.

Möglich machen das ein Bezahlanbieter, eine Kursplattform oder Membership Plugin und ein Autoresponder, der bei bestimmten Triggern über eine Automation automatisch E-Mails bzw. ganze E-Mail Serien verschickt.

In meinem Kurs die Online Business Formel lernst du wie du einen Online Kurs automatisiert verkaufen kannst.

6. Kunden automatisch onboarden

Neue Kunden oder auch Newsletter Abonnenten kannst du mit einer automatisierten E-Mail Serie willkommen heißen und ihnen die wichtigsten Facts über das Produkt, den Zugang, Zugangsdaten für Live Calls oder auch Infos über dich zukommen lassen.

Über ein Opt-in Formular auf deiner Website tragen sich Kunden ein und werden so zu Abonnenten einer vorher definierten Liste in deinem E-Mail Marketing Tool. Eine Automation, die du zuvor eingerichtet hast, wird dann bei Eintrag in die Liste und Bestätigung des Double Opt-in Formulars ausgelöst und lässt dem Kunden eine, bzw. so viele Mails, wie für dich in bestimmten Abständen Sinn machen, zukommen.

So fühlen sich deine Kunden gut betreut ohne dass du ständig in deine E-Mails schauen musst.

7. Smart Home

Automatisierung macht auch vor unserem zu Hause nicht Halt. Smart Home macht es möglich, Lampen zu steuern und einzustellen, wann automatisch welches Licht und in welcher Helligkeit angehen soll. Licht zu Hause aus Versehen angelassen ist so überhaupt kein Problem mehr, das übernimmt die Hausautomation für dich.

Die Heizung läuft zu bestimmten Uhrzeiten, die Jalousie geht automatisch runter und z. B. bei starkem Wind wieder hoch, egal ob du zu Hause bist oder nicht.

Es gibt sogar einen Away Modus bei bestimmten Systemen, so dass simuliert wird, jemand wäre zu Hause. Das kann als Einbruchschutz nützlich sein.

8. Alexa Routinen

In fast jedem Haushalt gibt es inzwischen eine Echo. Mit den Routinen kannst du verschiedene definierte Aktionen automatisch ablaufen lassen.

Wenn ich morgens zu Alexa „Guten Morgen“ sage, fährt Alexa die Jalousie hoch und macht das Radio an. Vorrausetzung für die Jalousie Steuerung ist, dass Smart Home mit der Echo verbunden ist.

Du kannst hier kreativ sein und dir z. B. auch gleich noch automatisch den Wetterbericht für den Tag und die wichtigsten Nachrichten abspielen lassen.

Über den Link findest du eine Anleitung, wie du Alexa Routinen einrichtest hier klicken.

9. Social Media Beiträge automatisch veröffentlichen

Planungstools machen es möglich, dass du Beiträge für Social Media vorplanen kannst und sie automatisch veröffentlicht werden, wann du es möchtest. Du musst dafür nur Beiträge einplanen, aber nicht mehr selbst am Laptop oder Smartphone sitzen, wenn der Post veröffentlicht werden soll.

Facebook hat bereits einen integrierten Planer, das Creator Studio. Es gibt aber auch externe Tools, wie z. B. Hootsuite oder Tailwind, mit letzterem kannst du auch Pinterest Beiträge planen.

10. Automatisiertes Einkaufen bei Amazon

Eine ganz simple Automatisierung bietet Amazon über die Sparabos. In regelmäßigen von dir definierten Abständen werden dir Produkte nach Hause geliefert, ohne dass du erst noch die Bestellung auslösen musst. Dabei sparst du sogar noch etwas. Ich nutze das z. B. für Kaffeebohnen, die bei uns zu Hause auf keinen Fall ausgehen dürfen.

Dass ich nicht mehr extra ans Bestellen denken muss, macht meinen Alltag auf jeden Fall einfacher.

11. Automatisierung im eCommerce mit Amazon FBA und Dropshipping

Amazon ist nicht nur zum Einkaufen ein Gigant. Mit Seller Central hat Amazon eine beliebte Plattform für eCommerce Händler etabliert. Die Händler können Amazon als mega Plattform nutzen und ihre Ware direkt in Amazons Lagern einlagern lassen. Über Amazons Fullfillment Programm (FBA, Fulfillment by Amazon) wird die Ware nach Verkauf automatisch verpackt und verschickt. Das kostet natürlich einen gewissen Abschlag, dafür muss du als Händler keinen einzigen Karton mehr selbst packen, es läuft alles vollkommen automatisiert ab.

Dasselbe gibt es auch außerhalb von Amazon. Über sog. Dropshipping Großhändler wird ebenfalls komplettes Fulfillment angeboten. Die Dropshipper können in einen Online Shop, wie Shopify oder Woo Commerce, ein Plugin für WordPress, eingebunden werden.

Fazit: Macht Automatisierung den Alltag wirklich einfacher?

Ein klares JA von mir. Automatisierung ist in unserem Alltag schon längst etabliert und wir sollten uns anschauen, was das für unsere Zukunft, für unsere Jobs und für unsere persönliche Weiterentwicklung bedeutet. Die Jobs werden sich in den nächsten Jahren nochmal durch KI und technologischen Fortschritt verändern. Ich denke, jeder sollte sich mit der Technologie befassen und sie in Grundzügen zu verstehen versuchen. Der technologischen Veränderung ablehnend gegenüberstehen wird uns nicht weiterbringen, sondern im Gegenteil, wir werden abgehängt.

Wer einen Rundumüberblick über die aktuellen Entwicklungen bekommen möchte, dem kann ich das Buch 10xDNA von Frank Thelen ans Herz legen. Er gibt einen guten und verständlichen Einblick was gerade so los ist auf dem Markt und wo es noch hingehen könnte. Man kann im Buch sehr gut folgen, auch ohne Technik Kenntnisse zu haben.